|
ABN AMRO Penzijní fond, jeden z největších penzijních
fondů v České republice, vznikl sloučením penzijních fondů Jistota,
Koruna, Rentia, Škoda a Stavebního penzijního fondu. Tím se dostal
do situace, kdy informace o klientech byly roztroušeny v archivech
na více místech republiky. Byly v nich uloženy statisíce dokumentů
nejrůznějších druhů a kvality. Každý z póvodních penzijních fondů
totiž používal několik různých typů formuřů pro uzavření smluv,
hlášení změn a podobně. V archivech byla také obsáhlá korespondence
s klienty.
ABN AMRO se rozhodl řešit sjednocení svých dokumentových archivů
cestou digitalizace. Cílem bylo získat z archivovaných dokumentů
informace nutné pro sjednocení zákaznických kmenů, vybudovat digitální
archiv, integrovat jej s informačním systémem penzijního fondu
a zajistit oběh dokumentů v elektronické podobě. Pro realizaci
tohoto cíle hledal ABN AMRO vhodného partnera.
 "Ve
výběrovém řízení jsme se rozhodli pro společnou nabídku společnosti
Elsyst Engineering a Impromat, protože jsme od počátku jasně pocítili
jednoznačnou flexibilitu a snahu přizpůsobit se našim představám,
ne pouze "vnutit" již existující řešení, zaručeně fungující
u jiné společnosti obdobného předmětu podnikání. Spojením našich
představ a know-how společnosti Elsyst Engineering, spolu s vykonanou
prací obou spolupracujících stran v době implementace, bylo dosaženo
výsledků, které zcela vyhovují našim představám. Navíc jsou při
efektivním využití nákladů výbornou základnou pro jakékoli budoucí
rozšíření našich požadavků, včetně případných změn v poznání dlouhodobé
archivace a ochrany dat v elektronické podobě. Při de facto srovnatelných
cenových parametrech jsme právě od společnosti Elsyst Engineering
získali nejvyšší přidanou hodnotu, která navíc plně vyhovuje přísným
procesním a bezpečnostním standardům nadnárodního holdingu ABN
AMRO.
Dnes, po zhruba půlroční práci, máme digitální archiv všech dříve
roztříštěných a v zásadě pro praktické použití nedostupných dokumentů
a získali jsme kompletní informační databázi o našich
vztazích ke klientům. Uvolněním skladovacích prostor v centrále
a pobočkách šetříme nemalé prostředky za pronájem.
Tím, že jsme ve stěžejních agendách přešli na práci s digitalizovanými
dokumenty, jsme výrazně snížili pracnost při pořizování vstupních
dat pro informační systém a odstranili náročnou manipulaci s papírovými
dokumenty v klíčových pracovních postupech."
Mgr. Jakub Dusílek
generální ředitel ABN AMRO Penzijní fond, a.s.
 "Při
práci na zakázce pro ABN AMRO, kterou jsme realizovali ve spolupráci
s firmou Impromat, jsme mohli uplatnit řadu produktů a služeb
z našeho portfolia, dodat kompletní řešení, které zahrnuje služby
našeho digitalizačního centra pro skenování dokumentů a vytěžování
dat, organizaci a uskladnění naskenovaných papírových dokumentů
a naše vlastní softwarové produkty z řady Sirius pro digitalizaci
dokumentů, zpracování formulářů a digitální archiv. Vzhledem k
tomu, že prakticky všechny softwarové komponenty jsou dílem našich
vlastních vývojářů, je pro nás a pro našeho klienta optimální,
že můžeme vytvářet aplikace přizpůsobené jeho potřebám."
Ing. Ivan Sabo
ředitel firmy Elsyst Engineering
Digitalizace dokumentů proběhla v digitalizačním středisku Elsyst
Engineering. Vzhledem k tomu, že se jednalo o práci s osobními
údaji klientů penzijního fondu, byly všechny práce prováděny
za přísných bezpečnostních podmínek s vysokými nároky na bezúhonnost
zaměstnanců, kteří s dokumenty přicházeli do styku.
Každý elektronický dokument byl indexován daty vytěženými z dokumentů
pomocí výkonných nástrojů pro rozpoznávání typu dokumentu a jeho
strojové čtení (OCR, ICR, OMR, čárové kódy). Vytěžená data byla
podrobena vícestupňové verifikaci, čímž bylo dosaženo minimální
chybovosti.
Naskenované dokumenty byly uloženy ve speciálních archivních obalech,
které zaručují dlouhodobě stabilní podmínky, a uskladněny ve velkokapacitním
skladu specializované firmy.
Přesné umístění každého papírového dokumentu je popsáno v elektronickém
archivu a umožňuje jeho snadné nalezení. Současně s digitalizací
"historických dokumentů" bylo v sídle penzijního fondu
ABN AMRO budováno skenovací pracoviště pro nově uzavírané smlouvy
a infrastruktura pro digitální archiv. Byly navrženy i nové typy
formulářů optimalizovaných pro strojové zpracování. Dnes už je
standardem, že veškeré nové smlouvy a další dokumenty jsou ihned
naskenovány, vytěžená data jsou
předána informačnímu systému a digitalizované dokumenty jsou oprávněným
spolupracovníkům poskytnuty v elektronické podobě prostřednictvím
sítě.
|
